Ações preventivas para o COVID-19 (“coronavírus”) na sua empresa

Apsis em Covid-19, Geral Atualizado em 26.03.2020

Com o intuito de auxiliar nossos clientes no processo de tomada de decisão para determinadas ações de prevenção do COVID-19, estamos em constante processo de pesquisa junto a órgãos nacionais e internacionais para a elaboração dos nossos comunicados.

Foi preparada e adequada à realidade brasileira uma lista de questões, que têm como fonte a American Institute of Certified Public Accountants (AICPA), com o objetivo de fazer com que cada organização possa pensar nas respostas com a devida antecedência e, assim, tomar a melhor decisão para a saúde de seus colaboradores e de seu negócio.

As perguntas foram segregadas em:

a)    Funcionários

b)   Operações

c)    Finanças

d)   Clientes

e)    Cadeia de fornecimento

 

Questões relacionadas aos funcionários:

1.      Qual a melhor maneira de proteger seus funcionários? Sugerir que evitem aglomerações e viagens, mesmo que nacionais? Implementar home office como rotina temporária de trabalho?

2.      A empresa fornecerá treinamento ou orientações aos funcionários sobre como identificar sintomas do COVID-19?

3.      Se um funcionário ainda não possui o tempo de doença diagnosticado/mapeado, como assegurar que ele não vá trabalhar doente? Haverá comunicados e orientações regulares? Como os demais profissionais que tiveram contato com ele serão orientados?

4.      Quais deverão ser suas respostas e ações com um funcionário que apresente o diagnóstico do COVID-19? Por exemplo: buscar mapear profissionais com os quais teve contato nas últimas semanas.

5.      Quem pode trabalhar de casa?

6.      Como seus funcionários terão acesso às informações e aos documentos necessários para trabalhos à distância, como home office, por exemplo? Algum plano específico já foi desenvolvido com área de TI e demais integrantes do back office?

7.      Viagens serão permitidas? Em caso positivo, quais orientações específicas serão emitidas?

8.      Se um funcionário tiver que viajar, que precauções serão tomadas para manter sua proteção médica/clínica?

9.      Quais providências serão tomadas quando um funcionário informar que há membros em sua família contaminados pelo COVID-19?

10.  Se um funcionário contrair o COVID-19, será fornecido apenas o tempo padrão de licença ou um período maior?

 

Questões relacionadas às operações:

11.  Quais partes do seu negócio são essenciais para a manutenção mínima das suas operações?

12.  Quando você poderá excluir visitantes do seu escritório?

13.  Como e quando decidirá fechar seus escritórios?

14.  Seu escritório será fechado pelo período inicialmente recomendado de quarentena (em média 2-3 semanas) ou por um período maior? Quais as ações para manter o nível mínimo de atendimento?

15.  Qual será o processo de desinfecção do seu escritório?

16.  Como você manterá seus funcionários, clientes e fornecedores informados?

17.  Você deveria postergar reuniões, eventos e/ou viagens?

18.  Como será feito o processo de comunicação com os funcionários, clientes e fornecedores se você for obrigado a fechar seus escritórios?

19.  Seus sistemas de TI são suficientemente robustos para assegurar a demanda de funcionários trabalhando de casa?

 

Questões sobre as finanças:

20.  Se as atividades em seus escritórios forem suspensas, como garantirá o processo de cobrança de faturas?

21.  Por quanto tempo seu negócio sobreviverá sem efetuar uma venda? Há caixa que garanta o pagamento das obrigações por um período razoável?

22.  Como providenciará o pagamento de suas obrigações (ex: fiscais, trabalhistas, etc.)?

23.  Há linhas de crédito junto a Instituições Financeiras disponíveis para uso em suas operações?

24.  Você pagará seus funcionários, e por quanto tempo, se os escritórios/operações forem fechados e tais profissionais não puderem trabalhar (nem sequer à distância)? Você já inventariou quais são suas obrigações legais/trabalhistas para cumprir com tais pagamentos, bem como opções disponíveis (ex: férias coletivas)?

 

Questões relacionadas aos clientes:

25.  Há a obrigação de notificar seus clientes se algum funcionário da sua empresa for diagnosticado?

26.   Você continuará conectado com seus clientes se seus funcionários forem diagnosticados com COVID-19 ou seus escritórios forem fechados?

27.  Quais são seus planos para cumprir os contratos se seu escritório for fechado e houver uma interrupção na sua cadeia de fornecimento?

28.  Seus contratos possuem uma cláusula de “força maior” que possa atenuar eventuais obrigações e passivos em tais momentos de crise?

29.  Quais serão as suas ações se um cliente for afetado significativamente em suas operações por conta do COVID-19 e não efetuar o pagamento de suas faturas?

30.  Existem mecanismos que você possa ofertar aos clientes para ajudá-los a superar tal momento?

 

Questões sobre a cadeia de fornecimento:

31.  Quais são seus fornecedores vitais?

32.  Quais são os fornecedores para os quais você deveria estabelecer um plano conjunto de operação e resposta ao COVID-19?

33.   Você possui correntemente insumos que são necessários para as suas operações e que são importados dos principais países afetados (ex: China e Itália)?

34.  Como o atraso no recebimento de tais insumos poderia afetar as suas operações?

35.  Você possui fornecedores alternativos?

36.  Os seus contratos de seguros cobrem eventuais perdas nesse campo?



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