Redução de custos: dicas práticas para aplicar na sua empresa

Apsis em Artigos Atualizado em 20.03.2019

A lógica parece simples: lucro é resultado de receita menos despesas. Porém, na prática, alcançar a margem para uma renda maior nem sempre é fácil. Os diretores financeiros entendem bem o que é esse desafio e como é complexo o trabalho para alcançar margens significativas. Isso porque a redução de custos não é uma estratégia simples. Ela exige trabalho em conjunto, além de uma cultura da própria empresa nas demandas do dia a dia. Para auxiliar neste desafio, elencamos alguns cuidados que podem fazer toda a diferença e trazer retornos muito positivos. Confira!

1 – Dados, relatório e análise

Para verificar onde reduzir valores, é preciso, primeiramente, mapear toda a movimentação que acontece na empresa. Ou seja, os dados serão a base para você gerar um relatório e então fazer a análise inicial necessária.

Portanto, se você tem uma base de dados confiável, com acompanhamento contábil dentro de todas as normativas, ficará mais fácil pontuar as despesas fixas e variáveis. Dessa forma, com uma boa estrutura de centro de custos, é possível identificar os possíveis problemas em cada área, bem como buscar  soluções para amenizar ou cessar em definitivo.

Vale lembrar que as métricas do KPI (do inglês Key Performance Indicator, que significa Indicador-chave de Desempenho) são de extrema relevância, assim como os dados presentes na DRE (Demonstração do Resultado em Exercício). Essas informações permitem acompanhar a evolução dos custos e das despesas da empresa, assim como comparar com métricas de outros concorrentes.

2 – A importância da cultura de redução de custos

Pensar e planejar a diminuição de despesas sem expandir essa iniciativa para todos os setores da empresa – seja ela de pequeno ou grande porte – não vai trazer os resultados esperados.

É preciso realizar ações de endomarketing para que todos os colaboradores estejam cientes e também tenham uma postura compatível com a cultura de redução de custos.

Lembre: esse trabalho deve ser feito a longo prazo, de forma contínua e planejada, para obter os melhores resultados.

3 – Sustentabilidade e economia

Algumas ações simples, além de reduzir custos, também contribuem com o meio ambiente, tais como:

– A moderação no uso de copos descartáveis;

– Apagar as lâmpadas ao sair do setor;

– Estar atento à  economia de água.

São práticas como essas que devem ser incentivadas e trabalhadas para a conscientização de todos.

Para contar com a ajuda de toda a equipe, vale usar o argumento válido de que quanto menos a empresa gasta, mais ela pode investir em melhorias para o colaborador.

4 – Possíveis riscos e perigos

Todo processo administrativo e financeiro exige uma série de cuidados para que erros banais não aconteçam. Por isso, é fundamental estar atento aos seguintes pontos:

– Objetividade na comunicação interna, para evitar ruídos e desentendimentos. Ou seja, todos os colaboradores devem entender quais são os objetivos da empresa, para onde ela está seguindo, quais são suas metas e indicadores. Além disso,  todo novo colaborador deve receber as mesmas mensagens, estando ciente, desde o primeiro dia, sobre a cultura de redução de despesas. É preciso repetir a argumentação até que seja compreendida por todos.

– Um passo de cada vez para implementar a cultura de redução de custos. Não será de um mês para outro que todos irão entender e adotar as novas medidas. É um trabalho a longo prazo, que deve começar com os gestores: ao adotar novas metodologias e atitudes, eles se tornarão multiplicadores de comportamento e conceito.

-Não perca tempo desnecessário. Se precisa de reunião, que seja para discutir uma medida  resolutiva. Não vale chamar todos para uma sala apenas para apresentar dados. Isso pode ser feito por e-mail ou comunicado interno. Pessoas reunidas (diretores, gestores, líderes e coordenadores) devem discutir planejamento, processo e estratégia.

 

5 – Metodologias para gerenciamento

Ciente do que precisa ser mudado para alcançar números mais expressivos na diminuição de despesas, é importante também ter uma metodologia para acompanhar esses índices. Dentre as possibilidades, duas metodologias se destacam:

– Orçamento Base Zero (OBZ): nessa metodologia, as despesas do ano são repensadas sem levar em consideração os fatos anteriores, ou seja, os custos de cada área são avaliados e repensados, assim como são elaboradas estratégias para que o período seguinte tenha uma redução de valores, sem deixar de considerar as prioridades da empresa.

– Gerenciamento Matricial de Despesas (GMD): embora exija mais análise, esse método pode ser aplicado na prática do dia a dia de forma tranquila. O GMD é simples e consiste em comparar despesas de diferentes setores. Assim, se uma das despesas está relacionada à participação em cursos, por exemplo, vale anotar toda a logística (passagem, hotel, deslocamento etc.) feito por cada setor e depois analisar qual método funciona melhor e teve menor despesa.

Ter esse panorama permite, por exemplo, saber o total gasto com despesas desse gênero e buscar parcerias ou descontos por compra antecipada de passagens ou reservas em hotéis.

Agora, mãos à obra! Organize sua equipe e sistematize as metodologias pois assim você terá maior controle sobre as despesas e poderá mapear como reduzir os custos. E, caso tenha dúvidas ou queira saber quanto vale seu negócio, entre em contato com a APSIS, que tem a experiência e a credibilidade para as soluções que sua empresa precisa!



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