Com o tempo sob controle – Dicas para gerenciar melhor o tempo

Apsis em Artigos, Carreira Atualizado em 05.09.2018

Se você considera o tempo seu inimigo, está mais do que na hora de rever a maneira como administra sua rotina. Com a mudança de alguns hábitos e o uso de ferramentas específicas, as 24 horas do dia serão mais do que suficientes para que você dê conta de seus compromissos profissionais e pessoais, além do lazer e do descanso. Por isso, confira as dicas e ferramentas apresentadas neste artigo para que sua vida tenha um salto de produtividade e bem-estar.

Agenda

Crie uma agenda, de papel ou eletrônica, para organizar a sua vida. Assim, você poderá identificar com precisão a maneira como está ocupando seu tempo. Dimensione o período exato que quer utilizar em cada atividade, priorizando as tarefas realmente importantes e que podem trazer maiores benefícios. A avaliação da forma como o nosso tempo é utilizado é o pontapé inicial para quem quer descobrir se está fazendo o melhor uso do tempo. Dessa maneira, as coisas passarão a fluir melhor, tanto na sua vida pessoal como na profissional. Porém, não esqueça: qualquer compromisso não cumprido, por mais simples que seja, vira uma pendência.

Foco

Definir metas é uma das prioridades para quem quer fazer um bom uso do tempo. Sempre tenha em mente onde você está e aonde quer chegar, desde a realização de uma tarefa a uma mudança de área dentro da empresa. Dessa forma, você estará dando um passo fundamental para otimizar o seu tempo.

Nos momentos em que estiver realizando uma atividade, concentre a sua energia nessa tarefa durante todo o tempo, evitando dispersões, como uso do celular, tarefas paralelas e leitura de e-mails. Assim, a possibilidade de retrabalho é minimizada.

Quando colegas e funcionários que, rotineiramente, exigem a sua atenção quiserem conversar, verifique se não há outro compromisso importante já agendado. Caso seja esse o caso (e caso não seja nada realmente urgente), tente marcar a conversa para outro horário.

Descentralização

É impossível resolver tudo sozinho. Acreditar verdadeiramente nessa afirmação facilitará muito a sua vida. Quem acha que pode dar conta de todas as tarefas e obrigações que surgem no trabalho acaba ficando sem tempo para nada: a produtividade fica comprometida e pode haver consequências até para a saúde. O costume de centralizar processos deve ser evitado para que a sua gestão de tempo seja compatível com as necessidades do seu negócio ou do seu departamento.

É importante identificar o perfil dos seus colaboradores para saber a quem delegar determinada tarefa: muitas vezes, o colaborador escolhido já tem uma grande vontade de executá-la e é suficientemente responsável para assumir a missão. Não fique preocupado se algum dos seus colaboradores tiver um desempenho melhor que você. Hoje, essa escolha é considerada uma decisão estratégica e mostrará que você se esforça para ser um gestor moderno e atualizado. Confie nos seus funcionários e/ou colegas e acredite na eficiência deles. Ao fazer essa opção, sobrará mais tempo para que você se concentre em novos projetos e no desenvolvimento do potencial dos seus colaboradores.

Perseverança

Mudar costumes arraigados não é uma tarefa fácil. Não desista se você falhar na tentativa de criar novos hábitos: manter a organização física e mental exige muita disciplina. É importante que você reconheça suas falhas e seus defeitos para seguir em frente. Muitas pessoas gastam uma grande parte do seu tempo e da sua energia na tentativa de justificar esses pequenos fracassos, quando poderiam estar aprendendo mais rapidamente e andando para frente. Essa é a melhor maneira de cultivar novos hábitos e de absorver as melhores práticas para gerir seu tempo com eficiência.

Ferramentas

As novas tecnologias podem ajudar muito na organização do tempo. A seguir, são apresentadas algumas das melhores ferramentas para você otimizar a rotina.

Getting Things Done (GTD)

Desenvolvido pelo escritor norte-americano David Allen, o GTD é uma ferramenta simples e objetiva para melhorar a produtividade no trabalho. Dividido em cinco etapas (coleta, processamento, organização, execução e revisão), o processo do GTD contribui para o gerenciamento de processos e para que o profissional obtenha um alto desempenho.

Matriz de gestão do tempo

Este sistema foi inspirado na metodologia de divisão de tarefas empregada por Dwight Eisenhower, ex-presidente dos Estados Unidos. A matriz de gestão do tempo ajuda na organização das atividades por ordem de importância e urgência, facilitada por uma forma bem visual e simples de entender. O processo permite uma divisão racional das atividades e a concentração naquelas que são verdadeiramente importantes. Um outro benefício da matriz de gestão do tempo é o fato de que o processo facilita a gestão de pessoas e a delegação de demandas a outros colaboradores.

Kanban

Originário do Japão, esse método foi criado inicialmente como um sistema de sinalização de montadoras de automóveis. O sucesso e a eficácia do kanban no aumento do desempenho foi tão grande que essa técnica acabou sendo adaptada para o processo de gestão do tempo.

Com muita utilização de post-its e selos para organizar a rotina do trabalho, o Kanban tem uma grande aceitação por parte das pessoas acostumadas a lidar com metodologias visuais. As tarefas ganham uma cor conforme o estágio em que se encontram: o vermelho indica tarefa pendente, o amarelo indica as tarefas que estão em fase de execução e o verde indica as tarefas que já estão finalizadas. Dessa maneira, é possível ter uma boa noção de como está o andamento do trabalho apenas com o contato visual.

Wunderlist

O Wunderlist é uma ótima ferramenta para a criação de tarefas simples e rápidas. É possível dividir os seus compromissos em pastas distintas e endereçar tarefas específicas para cada uma delas. O Wunderlist tem um excelente sistema de lembretes, que podem ser configurados de maneira que você não esqueça a data de finalização das tarefas. Por ser também um aplicativo disponível para computadores, tablets e smartphones, e com um visual bem clean e intuitivo, acaba sendo muito prático.

Things

Este é um método simples e eficiente, baseado no sistema de gestão Getting Things Done (GTD), mencionado anteriormente. A ideia da ferramenta é transformar tarefas difíceis em trabalhos mais fluidos. O usuário determina os compromissos pendentes, define um prazo para terminá-los e o programa vai dividi-los em etapas simples, contribuindo para que o objetivo final seja alcançado com maior facilidade.

Conclusão

Com as dicas e as ferramentas descritas neste artigo, está mais do que na hora de você acertar os pontos com o relógio. Não desanime se os benefícios não forem sentidos de imediato e tenha em mente que toda mudança tem uma curva de aprendizagem. Com o passar do tempo, você não mais será escravo do tempo — ao contrário, ele será um aliado. Boa sorte!



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