Para uma boa gestão de ativos: saiba o que fazer

Confira dicas importantes para realizar uma boa gestão de ativos e evitar problemas de inventário.

Credibilidade, fortalecimento da marca, atração de novos investidores, proteção contra sanções fiscais e um ambiente favorável à realização de parcerias com outros players do mercado. Estes são alguns dos benefícios que uma empresa pode usufruir quando realiza uma gestão de ativos imobilizados de maneira séria e eficiente. 

Vamos explicar neste artigo o que é e quais são os principais procedimentos para uma gestão de ativos imobilizados ou patrimoniais.

O que é a gestão de ativos imobilizados?

A gestão de ativos imobilizados é um procedimento que tem como objetivo manter os controles contábeis de acordo com o que é exigido pela Lei 11.638/2007 e os relatórios financeiros, dentro das normas internacionais do IFRS (International Financial Reporting Standards). 

Embora esses processos sejam percebidos nas empresas muito mais pelo viés de combate à fraude e do cumprimento de obrigações fiscais, a gestão de ativos imobilizados têm outras funções igualmente importantes. 

Tais como:  

• Comprovar condições técnicas e financeiras para participação em procedimentos licitatórios; 
• Subsidiar a tomada de decisões; 
• Respaldar as informações geradas em relação à realidade jurídica da empresa (em caso de sucessão, fusão, cisão ou incorporação); 
• Atender às exigências de bancos (na obtenção de crédito) e possibilitar a gestão do risco de eventuais sinistros, de modo a listar em cada ano os bens que devem ser segurados.

Por que fazer a Gestão do Ativo Imobilizado?

A Gestão do Ativo Imobilizado é importante porque permite uma melhor administração dos recursos da empresa, além de garantir a sua sustentabilidade financeira. Com uma boa gestão, é possível:

• Reduzir os custos com manutenção e conservação dos bens;
• Evitar perdas financeiras com a depreciação dos ativos;
• Melhorar a produtividade da empresa, através da utilização adequada dos bens;
• Cumprir as obrigações contábeis e fiscais, evitando multas e problemas legais.

Dicas para uma boa gestão de ativos imobilizados

Veja abaixo algumas dicas para fazer uma boa gestão dos ativos imobilizados: 

Alocação correta dos ativos

Determinar o centro de custos correto para cada ativo imobilizado é um desafio para os gestores. Estas informações devem estar sempre atualizadas, mas isto por si só não é suficiente. 

O erro na alocação dos ativos em seus centros de custos certos pode resultar em situações desagradáveis no cotidiano dos gestores da companhia. Como as empresas definem orçamentos periódicos, estes documentos funcionam como guias para cada uma de suas áreas ou departamentos internos poderem executar as suas atividades, em função das metas planejadas pelo empreendimento. 

É comum que cada departamento utilize seu orçamento para pagar o custo de depreciação do ativo imobilizado, que faz parte da sua operação. Se, no entanto, um ativo é erroneamente contabilizado em um centro de custos, há uma perda da capacidade de investimento do gestor desta área, pois ele tem de pagar por um custo que não lhe pertence.

Esse é um problema complexo para ser resolvido. O ideal é determinar de que maneira eliminar as atividades de gestão do ativo imobilizado que dependam de levantamento manual de dados. 

Existem várias ferramentas que ajudam a executar esta atividade de modo mais rápido e simples. Vale também, redefinir os processos em função da nova ferramenta, tornando-os mais simples e intuitivos.

Sobras físicas e contábeis

Grandes parques de ativos imobilizados exigem processos de controle mais complexos. Manter atualizadas as informações durante todo o ciclo de vida dos bens do empreendimento é sempre um grande desafio. 

Não é incomum aparecerem muitas disparidades depois que é realizado o levantamento do inventário físico. Há uma classificação para essas disparidades: elas podem ser consideradas sobras físicas ou sobras contábeis.

A sobra física corresponde aos ativos excedentes que foram encontrados fisicamente no parque da empresa durante o inventário físico. Mas que não receberam nenhum tipo de registro formal de entrada e não foram contabilizados para fins de balanço.

Já a sobra contábil representa o excedente de ativos patrimoniais que foram imobilizados para fins de balanço e que aparecem no controle formal da empresa  – mas estes não são constatados em campo, quando acontece o inventário físico. 

Em geral, extravios, furto, perdas ou falha no processo de levantamento das informações são a explicação para a incapacidade de localização de ativos. Situações como essas mostram a dificuldade que as empresas podem ter em manter seus bens efetivamente contabilizados e monitorados. 

Para gerenciar esses ativos de forma eficiente, a adoção de recursos de tecnologia é o mais recomendado: com a aquisição de máquinas e programas de última geração, é possível fazer a leitura de todos os bens da empresa e controlar suas movimentações.

Eliminação do excesso de formulários de movimentação de ativos

Muitas empresas usam formulários de papel de preenchimento obrigatório, que devem ser utilizados por todos os colaboradores que estiverem manuseando e transportando ativos entre lugares distintos. 

Esta rotina tem como objetivo a atualização de movimentação entre localidades e, eventualmente, centros de custos. O resultado desta prática é o acúmulo de diversos formulários de ativos. Com uma grande chance de serem perdidos ou esquecidos quando ocorrerem movimentações de setor ou de local. 

O mais recomendado é a utilização de um software eficiente para a automação do processo de movimentação de ativos. Tal programa tem a capacidade de reunir todas as informações de forma simples, intuitiva e em tempo real, eliminando a ocorrência de falhas.

Mitigação de riscos fiscais e tributários para as áreas financeira e contábil

Infelizmente, os sistemas fiscal e tributário são extremamente complexos no Brasil. Os impostos e suas regras de atuação mudam frequentemente, às vezes chegando a dezenas de mudanças em um único dia, dificultando a vida dos gestores. 

Um cuidado especial deve ser tomado pelas empresas no que se refere às informações levantadas e divulgadas às entidades responsáveis pela regulação. 

É comum encontrarmos gestores insatisfeitos com os resultados dos processos de gestão patrimonial e do ativo fixo em decorrência de um forte dependência de procedimentos manuais na obtenção de dados sobre o parque de ativos existente. 

Atividades de natureza repetitiva e de baixa complexidade, que dependem especificamente da ação do ser humano, resultam frequentemente em erros, comprometendo a confiabilidade dos dados gerados. 

Desta maneira, é muito importante a atenção às mudanças, a correta execução de todos os processos e o cumprimento das normas correntes, evitando-se qualquer penalização inesperada.

O valor estratégico da gestão de ativos

Historicamente, a gestão patrimonial e o controle do ativo imobilizado não são valorizados dentro das empresas. Tais processos são considerados secundários e muito afastados das atividades econômicas do empreendimento. 

Mas, de um tempo para cá, a forma como as empresas encaram estes recursos começou a mudar. As novas regulamentações federais e as normas contábeis mais recentes demandam das empresas um alto nível de controle e de qualidade. 

Neste sentido, a gestão patrimonial passa a ter uma função preponderante quando esses assuntos surgem. Por isso, não é mais possível manter estes processos fora do planejamento e das decisões estratégicas.

Mais do que nunca, é importante que o CFO busque a modernização dos processos e das ferramentas de controle patrimonial e contábil. Desta maneira, ele vai contribuir para que as áreas contábil e de controladoria sejam, cada vez mais, consideradas essenciais para o funcionamento da empresa.

Leia também: Como funciona o teste de impairment e qual a sua importância.

Como a Apsis Consultoria pode te ajudar! 

A Apsis Consultoria tem como objetivo ajudar empresas a alcançarem seu máximo potencial, e uma das melhores maneiras de fazer isso é por meio da gestão eficiente de ativos. Seja para bens imóveis ou móveis, essa prática faz uma grande diferença na hora de oferecer serviços ou produtos em um mercado competitivo.

Com nossa gestão de ativos, você mantém o controle de todos os seus bens patrimoniais. Isso permite planejar e calcular quais ações são mais vantajosas financeiramente para sua empresa, além de ajudar na redução de despesas e na manutenção necessária. Dessa forma, você poderá melhorar o desempenho e a performance de toda a operação.

Não perca mais tempo gerenciando seus ativos de forma ineficiente. Deixe a Apsis Consultoria ajudá-lo a transformar sua empresa. Entre em contato conosco e saiba mais sobre nossos serviços de gestão de ativos.